Deniz Mina Küpana
Avukat
İnsan Kaynakları Süreçlerinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
7 Nisan 2016 tarihinde ülkemizde yürürlüğe girmiş olan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu yapmış olduğu kişisel veri ve veri işleme tanımı itibariyle ticari hayatın içinde yer alan pek çok şirketi sorumlu tutmaktadır. Bu bağlamda pek çok kurum konu ile ilgili gerekli aksiyonları almakla birlikte Kanun’un getirmiş olduğu düzenlemeler incelendiğinde konunun tek seferlik gerçekleştirilecek bir uyum sürecinin dışına çıktığı ve artık şirketler bünyesinde sürdürülmesi gereken bir iş modeline dönüştüğü rahatlıkla söylenebilecektir.
Bu bağlamda özellikle şirketler bünyesinde veri ile en fazla temas halinde olan insan kaynakları işbu çalışmamızda incelenecek olup insan kaynakları süreçlerine 6698 Sayılı Kanun’un uyumu üzerinden uygulamadaki örnekler ile konu değerlendirilmeye çalışılacaktır.
Özel sektörde faaliyet gösteren şirketler ister firmadan firmaya (B To B) şeklinde çalışsın ister firmadan müşteriye (B To C) şeklinde hizmet versin iç işleyişlerinde İnsan Kaynakları tarafından toplanan kişisel veriler sebebiyle 6698 Sayılı Kanun ile her halükârda karşı karşıya kalmaktadır. İnsan Kaynakları tarafından kişisel verinin elde edildiği iş süreçlerini iki başlık altında ayırmak gerekirse; İşçinin işe alınmasında elde edilen veriler ve çalışma süresince değerlendirilen kişisel veriler olmak üzere kategorize etmek mümkündür.
1. İşçinin İşe Alınması Sırasında Elde Edilen Kişisel Veriler
İşe alım sürecini yönetmekte olan işveren, iş sözleşmesi yapacağı işçi hakkında birtakım bilgiler edinmek ve bunlar sonucunda işçiyi işe alıp almamaya karar vermek durumundadır. Bu bağlamda işverenin işçiye yönelik bilgi edinme hakkının işverenin yönetim hakkından kaynaklandığı sabittir. [1]
Burada dikkat edilmesi gereken husus işverenin soracağı soruların işçinin mesleki bilgisini ölçmek ve meslek yaşantısı hakkında bilgi edinmek ile sınırlı tutulmasıdır.[2] 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5.maddesinde rızanın hukuka uygunluk şartı oluşturacağını belirtmesinden hareketle işçinin işe alım sürecinde kişisel verilerini işverene bildirmesinde alınacak bir açık rıza hukuka uygunluk sebebi oluşturacaktır. Fakat işe alım sürecinde işçinin işveren karşısındaki ekonomik zayıflığı ve işe alınmama korkusunun da getireceği taraflar arası dengesizlik göz önüne alındığında alınan rızanın hukuka uygunluk nedeni oluşturup oluşturmayacağının da konu ile ilgili oluşacak içtihatlarla ilerleyen günlerde netlik kazanması beklenmektedir. [3]
Bu sebepten ötürü işçinin rızası alınmak suretiyle kendisinden “ileride ihtiyaç olur” düşüncesiyle maksimum seviyede veri toplanmasından ziyade işe alımla sınırlı ve gereken ölçüde kişisel veri elde edilmelidir.
Birkaç örnek üzerinden incelemek gerekirse; işe girmek isteyen kişiden doğum tarihi, diploması veya iş tecrübeleri ile ilgili veriler almak objektif koşullarda makul iken evlilik durumu ile ilgili ya da siyasi görüşü ile ilgili verilerin işlenmesi rıza dahilinde olsa bile hukuka aykırılık oluşturabilecek mahiyettedir.
Doktrin bu kapsamda özellikle İş Kanunu’nun nispi emredici yapısı ve KVK Kanunu’nun özel hayatın gizliliğini koruyan yapısından yola çıkarak işe alım esnasında alınan pek çok veride gereklilik ve ölçülülük ilkesine önem vererek değerlendirmeler yapmıştır. Birkaç örnek vermek gerekirse; kurumlar tarafından işe alım sırasında yapılan alkol/uyuşturucu madde testlerinde işçinin açık rızası alınmalı, bu testler başka hiçbir amaçla kullanılmamalı ve bu testlere ilişkin sonuçların gerek fiziki gerek elektronik ortamda güvenliği sağlanmalıdır. [4] Bir diğer örnek ise işyerlerinde özellikle rekabetin artması ile birlikte işe alım süreçlerinde kullanılan psikolojik testlerdir. Burada alınan verinin işçinin psikolojik sağlığına dair olması sebebiyle açık rıza şart olmakla birlikte testte yer alan sorular işçinin kişiliğini ihlal eder nitelikte ise ve işçinin işe alınacağı pozisyon için objektif olarak bu testin yapılması gerekli değil ise rızanın da hukuka uygunluk şartı oluşturmayacağına dikkat edilmelidir.
2. Çalışma Süresince Değerlendirilen Kişisel Veriler
İşçiye ait kişisel veriler, işçinin çalışması esnasında da işveren tarafından denetim ve çalışma düzeni gibi sebeplerle işlenmeye devam etmektedir. [5] İşveren çalışma süresi boyunca işçinin kişisel verilerini elinde tutmakta ve belli kurumlara aktarmaktadır. Zira 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75.maddesi şe şekildedir; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.”
Bu durumda işveren özlük dosyası kapsamında, kişisel veri olarak adlandırılan pek çok bilgiyi işçiden almakta ve diğer işleme faaliyetlerini yerine getirmektedir. Bu noktada 6698 Sayılı KVK Kanunu’nun md.5/f.2/a önem arz etmektedir. Zira ilgili maddeye göre başka bir kanun verinin alınmasını emrediyor ise bu durumda artık hukuka uygunluk şartı gerçekleşmiş olacak ve işçiden özlük dosyası kapsamında bir rıza alınması söz konusu olmayacaktır. Uygulamada şirketler tarafından Kanun’un yanlış anlaşılmasından kaynaklı sıklıkla yapılan bir yanlış işçilerden bu kapsamda rıza alınması ve bir “veri kirliliğine” neden olunmasıdır.
Bu durumda işveren, çalışma süresi boyunca işçiden Kanun kapsamında aldığı pek çok kişisel veriyi işlemekte olup 6698 Sayılı Kanun’un md.4/f.2 kapsamında sayılan ilkelere göre hareket etmesi ve gerekli aydınlatmaları yapması durumunda herhangi bir sorunla karşılaşmayacaktır. Fakat iş hayatı içerisinde işveren gerek iş disiplinini sağlamak gerek sair sebeplerden ötürü işçiye ait başka birtakım veriler daha almakta olup bu noktada KVK Kanunu önem arz etmektedir.
Birkaç örnek üzerinden incelemek gerekirse; özel sektörde faaliyet gösteren pek çok şirket güvenliği sağlayabilmek adına işyerinde kamera uygulaması kullanmakta olup bu kanalla işçiye ait kişisel verileri elde etmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken iki husus yer almaktadır; ilki işveren işyerinde kamera ile izleme dışında başka bir yöntem ile aynı sonucu elde edemiyor olmalı ikincisi eğer birinci şart sağlanıyor ve işverenin bu uygulamayı yapması ölçülü ve gerekli ise bu noktada işçiden önceden gerekli aydınlatmalar açıkça yapılarak rıza alınması gerekmektedir. Uygulamada sıklıkla karşılaşılan bir diğer örnek ise işyeri giriş-çıkışlarında kontrolün sağlanması için kullanılan biyometrik sistemlerdir. Burada elde edilen verinin KVK Kanunu kapsamında özel nitelikli veri sayılması ve kişinin tamamen açık rızası dahilinde işlenebileceği sabittir. Rıza bir hukuka uygunluk şartı yaratacak olmakla birlikte doktrin bu noktada işveren tarafından başka bir yöntemle kontrolün sağlanamamasını ve “son çare” olarak işçiden biyometrik veri alınarak giriş-çıkışın sağlanmasını aramakta olup uygulamada da şirketlerin bu yönde hareket etmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak; 6698 Sayılı KVK Kanunu özellikle insan kaynakları süreçlerinde elde edilen kişisel veriler bakımından büyük önem arz etmektedir. Uygulamada şirketlerin uyum süreçlerinde bu kapsamda elde edilen veriler büyük bir yer teşkil etmekte olup dikkat edilmesi gereken temel husus işçiyi güvence altına alan İş Kanunu ve KVK Kanunu’nun ruhunda yer alan ilkelere göre hareket etmek olacaktır.
Her türlü soru ve görüşleriniz için e-mail adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Kaynakça:
-
Selin Uncular, İş ilişkisinde İşçinin Kişisel Verilerinin Korunması, Ankara, Seçkin Yayınevi, 2014, s.72
-
İbrahim Aydınlı, İşçinin Kişiliğinin Korunmasına Yönelik Düzenlemeler ve Borçlar Kanunu Tasarısının Konuyla ilgili Maddelerinin Değerlendirilmesi, TÜHİS, 2005, s.29
-
Ahmet K. Sevimli, İşçinin Özel Yaşamına Müdahalenin Sınırları, Legal Yayıncılık, 2006, s.146,147
-
Erbil Beytar, İşçinin Kişiliğinin Ve Kişisel Verilerinin Korunması, On İki Levha Yayıncılık, 2017, s.178
-
Ufuk Aydın, İş Hukukunda İşçinin Kişilik Hakları, 2002, s.202
[1] Selin Uncular, İş ilişkisinde İşçinin Kişisel Verilerinin Korunması, Ankara, Seçkin Yayınevi, 2014, s.72
[2] İbrahim Aydınlı, İşçinin Kişiliğinin Korunmasına Yönelik Düzenlemeler ve Borçlar Kanunu Tasarısının Konuyla ilgili Maddelerinin Değerlendirilmesi, TÜHİS, 2005, s.29
[3] Ahmet K. Sevimli, İşçinin Özel Yaşamına Müdahalenin Sınırları, Legal Yayıncılık, 2006, s.146,147
[4] Erbil Beytar, İşçinin Kişiliğinin Ve Kişisel Verilerinin Korunması, On İki Levha Yayıncılık, 2017, s.178
[5] Ufuk Aydın, İş Hukukunda İşçinin Kişilik Hakları, 2002, s.202